por Marco Antonio Garcia Cruz | Oct 23, 2012 | Facturación electrónica
Aprovecharemos esta entrada para darle a conocer lo que debe saber sobre facturación electrónica.
¿Qué es la factura electrónica?
Es un comprobante fiscal digital, este cuenta con mecanismos de seguridad diseñados para hacer de estos comprobantes documentos infalsificables de validez legal y fiscal.
Las facturas electrónicas tienen la misma validez que las facturas emitidas en papel pero con una gran diferencia al facturar electrónicamente se elimina la posibilidad de emitir comprobantes falsos.
Desventajas de facturar en papel:
- Requiere de almacenes físicos.
- Uso de papel y tinta.
- Pagos detenidos por facturas mal realizadas
- Clonación de facturas, etc.
Ventajas de la factura electrónica.
- Optimiza la recepción de pagos.
- Mejora los servicios al cliente.
- Menor riesgo de que se pierdan o traspapelen documentos.
- Ahorro respecto a los costos de la facturación en papel.
- Mayor competitividad como empresa.
- Mejor imagen ante los clientes.
Requisitos para emitir facturas electrónicamente.
- Contar con Firma electrónica avanzada vigente.
- Tramitar como mínimo un certificado de sello digital.
- Contar con un software para emitir facturas como Microsip, Aspel o Contpaq.
- Contratar a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación)
¿Quiénes deben emitir facturas electrónicamente?
Todos aquellos contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos al año. Pero aun si sus ingresos no son mayores a esta cantidad le resultara beneficioso facturar electrónicamente.
Estos son algunos de los aspectos mas importantes que debe conocer acerca de la factura electrónica si tiene dudas o necesita ayuda o asesoría personalizada contáctenos para asignarle un consultor certificado.
Solicite un análisis de su negocio sin costo de click aquí y contáctenos.
por Marco Antonio Garcia Cruz | Oct 14, 2012 | Facturación electrónica
Al recibir una factura electrónica ya sea CFD o CFDI todos estamos obligados a verificar su valides tal como lo especifica el articulo 109 fracción VIII del Código Fiscal de la Federación por esta razón es importante conocer cuales son los puntos que deben verificarse, en esta entrada le mostraremos los puntos principales a tomar en cuenta al validar una factura electrónica recibida.
- Estructura: En primer lugar es importante verificar que las facturas electrónicas emitidas cumplan con el formato y la estructura definida por el SAT conocida como XSD debe utilizarse esta estructura para ya que de no hacerlo el comprobante no puede ser interpretado por los sistemas de recepción impidiendo el resto de las validaciones.
- Namespace: Las facturas emitidas deben incluir una referencia al archivo XSD emitido los servicios de validación deben verificar el correcto uso de esta referencia.
- Codificacion: Para poder utilizar los acentos y caracteres específicos de nuestro idioma se debe utilizar un juego de caracteres especial llamado UTF-8 en este proceso se verificara que los comprobantes utilicen este juego de caracteres.
- Sello Digital: Las facturas electrónicas ya sean CFD o CFDI cuentan con una firma o sello digital este funge como mecanismo de seguridad este evita que el contenido de la factura sea alterado después de ser emitida. Cuando una factura electrónica libra esta validación podemos estar seguros de que esta no será alterada después de su emisión.
- Certificado: El sello digital es generado por medio de certificados de sello digital conocido como CSD este es otorgado por el SAT al emisor de los comprobantes. Los validadores deben verificar que el certificado este autorizado por el SAT que el RFC corresponda al del emisor y que la fecha de expedición de la factura se encuentre dentro del periodo de Validez si esta validez es exitosa nos aseguraremos que el emisor de la factura esta autorizado por el SAT para emitir CFD o CFDI.
- Timbre Fiscal: En el caso de los CFDI de versiones 3.0 y 3.2 deben en enviarse a un proveedor de certificación de CFDI autorizado este también es conocido como PAC él se encargara de la validación, asignación de folio fiscal e incorporación del sello digital del SAT. En estas validaciones se verifica que el CFDI contenga este timbre este bien formado y sea emitido por una entidad autorizada por el SAT.
- Serie y folio: En el caso de CFD de versiones 2.0 y 2.2 les será asignado un folio este los identificara de forma única ante el resto de comprobantes. Estos rangos y series autorizados pueden ser consultados en listados públicos del SAT junto a su año y numero de aprobación. Por medio de este proceso se verifica que el CFD utilice Folios autorizados que concuerden con el año y numero de aprobación correspondientes al rango al que pertenecen.
- Cadena Original: Esta es una cadena de texto que concreta la información mas importante en una factura electrónica esta es utilizada para comprobar la integridad del comprobante verificando la información necesaria para la generación de la cadena original y para comprobar que esta haya sido construida correctamente.
- Complementos: una factura electrónica puede incluir información adicional conocida como complemento se debe verificar que en caso de usarlos se cumpla con el formato y estructura autorizado por el SAT la información complementaria
A partir del mes de enero del 2012 la estructura en los comprobantes fiscales digitales cambio los servicios de validación deberán ser capaces de implementar estos cambios y validarlos de manera correcta algunos de los aspectos a validar son:
- Método de pago.
- Unidad.
- Manejo de parcialidades.
- Contenido básico.
- Lugar de expedición.
- Cuenta de pago.
- Régimen fiscal.
Algunos servicios de validación verifican que los importes, subtotales y totales cumplan las siguientes reglas.
- Importe = valor unitario X cantidad
- Subtotal = Suma de los importes de todos los conceptos.
- Total = subtotal – descuentos + impuestos trasladados – impuestos retenidos.
A diferencia de las validaciones anteriores esta no es estrictamente requerida por el SAT.
Ahora que conoce los aspectos a tener en cuenta al verificar una factura electrónica será mas fácil asegurarse que su software de emisión recepción y validación de facturas electrónicas cumple con estas características.
Si necesita más información o un software autorizado por el SAT para emitir facturas electrónicas no dude en contactarnos le asignaremos a un consultor dispuesto a ayudarlo con esta tarea.
Solicite un análisis de su negocio sin costo de click aquí y contáctenos.
por Marco Antonio Garcia Cruz | Oct 9, 2012 | Facturación electrónica
A pesar de que la fecha limite para el fin de las facturas en papel es ineludible aun existen empresas que se niegan a cambiar sus procesos de facturación esperando alguna prorroga o cambio en la reforma.
Sin embargo no habrá mas prorrogas ni cambios más que aquellos enfocados a pulir la regulación y eliminar las inconsistencias existentes.
Pero de verdad ¿vale la pena esperar? La respuesta es No ya que la factura electrónica es un proceso sin retorno en diferentes partes del mundo las administraciones tributarias se han dado cuenta de lo favorable que es la implementación de la facturación electrónica.
Si analiza la facturación electrónica se dará cuenta de los beneficioso que resulta implementarla en su negocio se vera beneficiado en aspectos como la manera en la que lo conecta con sus clientes y proveedores, la satisfacción y tranquilidad de cumplir con las normas y reglamentos emitidos por el SAT, además de la eficiencia y seguridad que la factura electrónica ofrece.
Tras este Análisis se prevé la factura electrónica como el único modelo de facturación viable en un futuro inmediato.
Si desea tomar una decisión acertada considere migrar a un modelo de facturación electrónica considerando las ventajas que obtendrá además de la ventaja que lleva la competencia sobre usted solo por a ver echo este cambio antes.
Si necesita ayuda para decidir cual es el modelo de facturación que mejor se adapta a las necesidades de su negocio, contáctenos y un consultor certificado lo ayudara a tomar esta decisión no espere más.
Solicite un análisis de su negocio sin costo de click aquí y contáctenos.
por Marco Antonio Garcia Cruz | Oct 1, 2012 | Addendas, Facturación electrónica
Para facilitar los tratos con sus proveedores Qualitas utiliza diferentes Addendas en esta ocasión hablaremos del contenido general de las Addendas utilizadas por Qualitas.
Generalidades de las Addendas Qualitas.
Cuando un proveedor quiera que Qualitas acepte sus facturas electrónicas, tiene que asegurarse que estas estén en formato XML, que tengan la estructura adecuada y que cumplan los siguientes requisitos:
- Los CFD o CFDI tienen que cumplir los requerimientos del SAT.
- Y los parámetros establecidos por Qualitas para cada tipo de proveedor, que enlistamos a continuación:
- Addenda Talleres.
- Addenda Agencias.
- Addenda Funerarias.
- Addenda Asistencia Vial.
- Addenda Constructoras.
- Addenda Estudios de Gabinete.
- Addenda Gastos Administrativos y Honorarios Representantes.
- Addenda Farmacias.
- Addenda Pagos Especiales.
- Addenda General.
- Addenda Refacciones.
- Addenda Grabados.
- Addenda Agentes.
- Addenda Grúas.
- Addenda Hospitales.
- Addenda Laboratorios.
- Addenda Radiólogos.
- Addenda Ambulancias.
- Addenda Remediadores Ecológicos.
- Addenda Artículos Ortopédicos.
Estructura o composición de las Addendas Qualitas.
Estas son algunas de las secciones principales de las addendas Qualitas:
- Sección encabezado: esta información corresponden a la identificación del documento. Ejemplo: información del emisor, información del receptor y monto total de la transacción.
- Sección Detalle por Ítem: En esta sección se detalla una línea por cada Ítem. Ejemplo: Se debe detallar cantidad, valor, y otros datos que corresponden a cada ítem facturado.
- Sección Descuentos y Recargos Globales: Utilizamos esta sección para especificar descuentos o recargos que afectan al total del documento y no se especifican ítem por ítem.
- Sección Información de Referencia: Aquí se detallan los documentos de referencia. Ejemplo: se debe identificar la orden de compra o cualquier otro documento que se quiera referenciar dentro de la factura.
- Sección Personalizados: En esta sección se agregara cualquier otro campo o información que no tenga representación dentro de la estructura definida.
Nivel de obligatoriedad de los campos o secciones contenida en las addendas Qualitas.
Existen tres niveles de obligatoriedad que describimos a continuación:
R: Requerido; El dato se incluye siempre, independiente de la transacción.
C: Condicional; El dato no es obligatorio, pero en determinadas operaciones o si se cumple una cierta condición, ser convierte en obligatorio.
O: Opcional; Sin importar la condición el dato es opcional.
Consideraciones para la recepción de CFDI con Addendas Qualitas.
Además en las Addendas solicitadas por Qualitas se deben tener en cuenta consideraciones especiales cuando se utilicen Comprobante Fiscales Digitales por Internet (CFDI), se debe modificar el contenido de los campos que se afectaran o que no existen en los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) los elementos y atributos a considerar son los siguientes:
- Documento: Este elemento de segundo orden es utilizado para agrupar los elementos estructurados de la Addenda.
- ID: Este atributo dará un nombre único al documento generado este se compondrá por Constante, tipo de documento generado, serie del documento y numero de folio.
- Encabezado: Nodo que contendrá elementos de carácter general al comprobante.
- IdDoc: Este nodo reportara los datos correspondientes a la identificación del documento
- NroAprob: Este elemento corresponde al número de aprobación dado por el SAT.
- AnoAprob: Elemento correspondiente al año de aprobación proporcionado por el SAT.
- Serie: Elemento correspondiente al número de serie a utilizar este debe ser autorizado por el SAT.
- Folio: Numero de folio del tipo de factura.
- Elementos personalizados: Estos permitirán definir campos que no se encuentren estructurados dentro del esquema definido este nodo se considera opcional lo que significa que puede o no reportarse.
- UUID: Se requiere para expresar los 36 caracteres del UUID utilizados en el timbrado.
Si requiere información mas a detallada de cada una de las Addendas solicitadas por Qualitas, si necesita ayuda con la implementación de alguna Addenda de Qualitas o de otro cliente no dude en contactarnos para asignarle un consultor dispuesto a ayudarlo.
Solicite un análisis de su negocio sin costo de click aquí y contáctenos.
por Marco Antonio Garcia Cruz | Sep 21, 2012 | Addendas, Facturación electrónica
Dentro de la facturación electrónica algunos clientes o receptores de facturas especialmente las grandes cadenas comerciales requieren de una estructura con contenido específico en la factura esta es llamada Addenda.
El contenido de las addendas suele ser de índole comercial requerido por el receptor, Esta información es independiente a la requerida por el SAT por lo tanto esta solo tiene efectos comerciales no fiscales.
La adenda es requerida por el receptor de la factura electrónica ya que es útil para mejorar el control de sus procesos operativos y administrativos ya que pueden ayudar a optimizar las áreas contables, de embarques e inventario en una empresa entre los datos que pueden ser solicitados en una adenda se encuentran el contenido especifico, numero de serie, numero de parte, numero de pieza, cantidad entre otros.
Dado que la adenda es un complemento abierto la información de esta es tan diversa como la requieran los diferentes contribuyentes.
Para atender esta necesidad en Tecfull hemos desarrollado las adendas adecuadas para sistemas administrativos como Aspel o Microsip en los cuales se pueden integrar las diferentes adendas requeridas por grandes empresas como: Chedraui, Elektra, L’Oreal, Femsa, Soriana, ADO, IMSS, OCC, Cinepolis, Mapfre, Qualitas, Colgate, LaLa, Nisán, Dupont entre muchas otras.
Contáctenos hoy mismo para que un consultor certificado se ponga en contacto con usted y lo ayude a resolver sus problemas de facturación.
Solicite un análisis de su negocio sin costo de click aquí y contáctenos.
