A partir del 25 de Mayo de 2018 entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), a saber:
“El interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan, el cual estará obligado a suprimir sin dilación indebida los datos personales cuando concurra alguna de las circunstancias siguientes: los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo; el interesado retire el consentimiento en que se basa el tratamiento; el interesado se oponga al tratamiento […] y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento, o el interesado se oponga al tratamiento; y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento, o el interesado se oponga al tratamiento; y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento, o el interesado se oponga al tratamiento; los datos personales se hayan obtenido en relación con la oferta de servicios de la sociedad de la información”.
Sin embargo dicho reglamento a causado mucha confusión e incertidumbre en la mayoría de los usuarios de Zoho.
En este articulo nos encargaremos de resolver las dudas que se estan generando asi como la ayuda para poder cumplir con dicho reglamento.
¿Qué es GDPR?
Es una regulación que tiene como objetivo ayudar a los ciudadanos de la Unión Europea a tener un control total de las organizaciones que hacen uso de los datos personales . Principalmente se aplica cuando alguien procesa datos personales de los residentes de la unión Europea.
Podemos pensar que no tiene gran relevancia en nuestro continente o país, sin embargo la información de nuestros clientes es igual de importante sin importar el lugar en que se encuentren.
Por lo tanto se implementarán los controles de GDPR para realizar las operaciones de Zoho en todo el mundo.
Entonces ¿Cual es la información personal?
Es todo aquello que identifique a un individuo como:
- Nombre
- Dirección de Correo Electronico
- Información financiera
- Opiniones politicas
- Datos genticos
- Datos biometricos
- Direcciones IP
- Dirección Fisica
- Orientación sexual
- Etnia
Al identificar los datos personales, las organizaciones deben asegurarse de garantizar la seguridad.
GDPR refuerza la protección de los datos restringiendo la transferencia de datos personales.
¿Cómo saber si se afecta mi negocio?
Vamos a considerar un par de escenarios para saber cuando una empresa se debe adherir al GDPR:
- Si la empresa tiene su sede en alguno de los paises de la UE, la empresa trata unicamente con la población local.
- La empresa no esta basada en la UE pero tiene clientes ubicados en la UE.
- En este caso el negocio tiene la sede en alguno de los paises de la UE, sin embargo su lista de clientes se ubica en diferentes zonas geograficas.
- El negocio no está basado en la UE pero todos los clientes son de E.U.
Las primeras tres categorias estan obligadas a cumplir con el GDPR. Sin embargo la cuarta categoria tambien es recomendable que cumpla con dicha ley pues de esta manera podrá actualizar los datos de los clientes, ganará su confianza asi como creara un nombre para su marca.
Como cumplir con GDPR
Se requiere tomar las medidas necesarias para responder las solicitudes de los interesados. El almacenamiento en la nube facilita realizarlo.
Las organizaciones que manejan estos datos deben asegurarse de hacer un monitoreo regular a las ubicaciones donde se almacenan los datos, sean físicas o en la nube.
A fin de prepararte con GDPR te sugerimos seguir estos pasos al enviar correos electrónicos con Zoho Campaigns:
1. Utiliza formularios de inscripción de doble opción.
Este tipo de formuarios será de mucha ayuda para tu negocio.
La doble suuscripción da la seguridad que el suscriptor confirme por correo electronico que se ha registrado a tu servicio. Por lo tanto se agregará una lista de correo con la confirmación.
2. Haz mención de como conoces a tus suscriptores
Es importante recordarle a tus suscriptores quién eres y por qué estan recibiendo correos electronicos.
Algo que te facilitará dicha acción es agregar una nota al pie de pagina mencionando la lista de correos de la que forman parte.
3. Agrega preferencias de correo en tus correos electronicos de bienvenida.
Será importante dar a elegir una opción en donde el suscriptor elija el contenido que prefiere que le enviemos, asi como la frecuencia que desean que lleguen los correos electronicos.
4. Incluye un enlace para darse de baja.
Debido a que en ocasiones los suscriptores cambian de opinión o enviaron un formulario por error, será necesario tener un enlace de cancelación.
De esta manera se reduce el numero de quejas por spam.
5. Proporciona la provisión para actualizar los perfiles.
Si un suscriptor desea agregar mas información a sus perfiles o editarla, proporciona la opción que puedan realizarlo cuando lo requieran.
De esta manera será posible tener información valida y actualizada de tus suscriptores.
6. Obten el consentimiento del suscriptor antres de ejecutar promociones.
A fin de reafirmar el compromiso de tu marca es recomendable buscar el consentimeiento de tus suscriptores antes de mandar algun correo electronico promocional y además indicar por que se esta obteniendo su consentimiento.
Este proceso te permitirá restringir la lista de correo de suscriptores inactivos.
Es importante cumplir con este nuevo reglamento para evitar cualquier sanción en tu empresa, para cualquier duda o comentario no dudes en contactarnos, con gusto te ayudaremos.
