por Marco Antonio Garcia Cruz | Oct 30, 2012 | Facturación electrónica
La implementación de la factura electrónica en México dio lugar a una gran cantidad de mitos acerca de esta a pesar del tiempo que ah transcurrido muchos siguen sin conocer la realidad.
Por esta razón y con el fin de mantener a los contribuyentes bien informados en Tecfull nos hemos dado a la tarea de compilar y resolver los 10 mitos más comunes de la facturación electrónica.
1. ¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
Mito.
Absolutamente todos los contribuyentes están obligados a facturar electrónicamente.
Realidad.
Por el momento solo están obligados a facturar electrónicamente aquellos contribuyentes con ingresos iguales o superiores a 4 millones de pesos durante el ejercicio anterior o aquellos que tengan previsto ganarlos en el ejercicio actual.
Aunque debemos tener en cuenta que el SAT sigue haciendo reformas por lo que podemos entender que este cambio es paulatino al resto de los contribuyentes.
2. ¿Si no facturo más de 4 millones de pesos no debe interesarme la factura electrónica?
Mito.
Soy un pequeño contribuyente y en vista de que no estoy obligado a facturar electrónicamente no debo preocuparme ni debe interesarme.
Realidad.
Aunque no esta estrictamente obligado a utilizar factura electrónica implementarla en su negocio le trae grandes beneficios como son:
Eliminar los gastos producidos por las facturas pre impresas, aumentar la competitividad, mejor la atención a clientes, implementar Addendas y complementos requeridas por algunos clientes, Etc.
3. ¿De que formas se emite una factura electrónica?
Mito.
Solo pueden ser emitidas a través de un PAC o Proveedor Autorizado de Certificación.
Realidad.
En realidad existen 2 métodos distintos para emitir facturas electrónicas.
- Para Aquellos contribuyentes que decidieron implementar la factura electrónica antes de 2011 el SAT ah provisto un método gratuito de facturación conocido como CFD.
- Aquellos contribuyentes que no comenzaron a facturar antes de 2011 tienen que adquirir los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación o PAC este se encarga de asignar un folio e incorporar un sello digital del SAT para validarlas a este método de facturación es llamado CFDI.
4. ¿es obligatorio presentar una factura impresa además de la digital?
Mito.
Siempre que es generada una factura electrónica es necesaria una representación impresa o en PDF.
Realidad.
Con el archivo XML bastara para acreditar la factura electrónica.
5. ¿Puedo seguir utilizando facturas impresas?
Mito.
No habrá límite para las facturas impresas y podrán seguir utilizándose siempre.
Realidad.
Aunque por ahora pueden seguirse utilizando las facturas de impresores autorizados caducaran el 31/12/2012.
6. ¿Cualquier contribuyente puede utilizar comprobantes fiscales digitales (CFD)?
Mito.
Si, todos los contribuyentes pueden hacerlo.
Realidad.
No solo las empresas que comenzaron a facturar hasta antes de enero de 2011
7. ¿Es segura la factura electrónica?
Mito.
La factura electrónica es insegura y facilita el robo de información.
Realidad.
La factura electrónica contiene elementos de seguridad que garantizan su validez e integridad y los sellos digitales garantizan que la factura sea única imposibilitando alteraciones o cambios después de su emisión.
8. ¿Es viable para los negocios pequeños o de venta al público?
Mito.
No podrá ser utilizada en las tiendas o negocios pequeños.
Realidad.
Es viable ya que el SAT prevé que estos contribuyentes puedan emitir una factura global para todas las ventas de un día.
9. Para efectos contables ¿debo imprimir las facturas electrónicas?
Mito.
Se deben imprimir los archivos PDF para enlazarlos a las pólizas correspondientes.
Realidad.
No es necesario imprimirlas ya que si cuenta con el archivo electrónico y lleva su contabilidad en un software empresarial pueden relacionarse digitalmente.
10. ¿Es muy costosa la factura electrónica?
Mito.
Es muy caro y debe pagarse en todos los casos.
Realidad.
El costo promedio del servicio de timbrado va desde los $0.40 hasta los $4.00 por factura. Aunque en el caso de Contpaq I al ser proveedor autorizado de certificación provee timbrado sin costo a los usuarios que mantengan actualizado su software de facturación.
Si requiere más información de facturación electrónica o necesita ayuda para contratar un PAC o adquirir un software administrativo contáctenos y le asignaremos un consultor dispuesto a ayudarlo.
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por Marco Antonio Garcia Cruz | Oct 14, 2012 | Facturación electrónica
Al recibir una factura electrónica ya sea CFD o CFDI todos estamos obligados a verificar su valides tal como lo especifica el articulo 109 fracción VIII del Código Fiscal de la Federación por esta razón es importante conocer cuales son los puntos que deben verificarse, en esta entrada le mostraremos los puntos principales a tomar en cuenta al validar una factura electrónica recibida.
- Estructura: En primer lugar es importante verificar que las facturas electrónicas emitidas cumplan con el formato y la estructura definida por el SAT conocida como XSD debe utilizarse esta estructura para ya que de no hacerlo el comprobante no puede ser interpretado por los sistemas de recepción impidiendo el resto de las validaciones.
- Namespace: Las facturas emitidas deben incluir una referencia al archivo XSD emitido los servicios de validación deben verificar el correcto uso de esta referencia.
- Codificacion: Para poder utilizar los acentos y caracteres específicos de nuestro idioma se debe utilizar un juego de caracteres especial llamado UTF-8 en este proceso se verificara que los comprobantes utilicen este juego de caracteres.
- Sello Digital: Las facturas electrónicas ya sean CFD o CFDI cuentan con una firma o sello digital este funge como mecanismo de seguridad este evita que el contenido de la factura sea alterado después de ser emitida. Cuando una factura electrónica libra esta validación podemos estar seguros de que esta no será alterada después de su emisión.
- Certificado: El sello digital es generado por medio de certificados de sello digital conocido como CSD este es otorgado por el SAT al emisor de los comprobantes. Los validadores deben verificar que el certificado este autorizado por el SAT que el RFC corresponda al del emisor y que la fecha de expedición de la factura se encuentre dentro del periodo de Validez si esta validez es exitosa nos aseguraremos que el emisor de la factura esta autorizado por el SAT para emitir CFD o CFDI.
- Timbre Fiscal: En el caso de los CFDI de versiones 3.0 y 3.2 deben en enviarse a un proveedor de certificación de CFDI autorizado este también es conocido como PAC él se encargara de la validación, asignación de folio fiscal e incorporación del sello digital del SAT. En estas validaciones se verifica que el CFDI contenga este timbre este bien formado y sea emitido por una entidad autorizada por el SAT.
- Serie y folio: En el caso de CFD de versiones 2.0 y 2.2 les será asignado un folio este los identificara de forma única ante el resto de comprobantes. Estos rangos y series autorizados pueden ser consultados en listados públicos del SAT junto a su año y numero de aprobación. Por medio de este proceso se verifica que el CFD utilice Folios autorizados que concuerden con el año y numero de aprobación correspondientes al rango al que pertenecen.
- Cadena Original: Esta es una cadena de texto que concreta la información mas importante en una factura electrónica esta es utilizada para comprobar la integridad del comprobante verificando la información necesaria para la generación de la cadena original y para comprobar que esta haya sido construida correctamente.
- Complementos: una factura electrónica puede incluir información adicional conocida como complemento se debe verificar que en caso de usarlos se cumpla con el formato y estructura autorizado por el SAT la información complementaria
A partir del mes de enero del 2012 la estructura en los comprobantes fiscales digitales cambio los servicios de validación deberán ser capaces de implementar estos cambios y validarlos de manera correcta algunos de los aspectos a validar son:
- Método de pago.
- Unidad.
- Manejo de parcialidades.
- Contenido básico.
- Lugar de expedición.
- Cuenta de pago.
- Régimen fiscal.
Algunos servicios de validación verifican que los importes, subtotales y totales cumplan las siguientes reglas.
- Importe = valor unitario X cantidad
- Subtotal = Suma de los importes de todos los conceptos.
- Total = subtotal – descuentos + impuestos trasladados – impuestos retenidos.
A diferencia de las validaciones anteriores esta no es estrictamente requerida por el SAT.
Ahora que conoce los aspectos a tener en cuenta al verificar una factura electrónica será mas fácil asegurarse que su software de emisión recepción y validación de facturas electrónicas cumple con estas características.
Si necesita más información o un software autorizado por el SAT para emitir facturas electrónicas no dude en contactarnos le asignaremos a un consultor dispuesto a ayudarlo con esta tarea.
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por Marco Antonio Garcia Cruz | Oct 1, 2012 | Addendas, Facturación electrónica
Para facilitar los tratos con sus proveedores Qualitas utiliza diferentes Addendas en esta ocasión hablaremos del contenido general de las Addendas utilizadas por Qualitas.
Generalidades de las Addendas Qualitas.
Cuando un proveedor quiera que Qualitas acepte sus facturas electrónicas, tiene que asegurarse que estas estén en formato XML, que tengan la estructura adecuada y que cumplan los siguientes requisitos:
- Los CFD o CFDI tienen que cumplir los requerimientos del SAT.
- Y los parámetros establecidos por Qualitas para cada tipo de proveedor, que enlistamos a continuación:
- Addenda Talleres.
- Addenda Agencias.
- Addenda Funerarias.
- Addenda Asistencia Vial.
- Addenda Constructoras.
- Addenda Estudios de Gabinete.
- Addenda Gastos Administrativos y Honorarios Representantes.
- Addenda Farmacias.
- Addenda Pagos Especiales.
- Addenda General.
- Addenda Refacciones.
- Addenda Grabados.
- Addenda Agentes.
- Addenda Grúas.
- Addenda Hospitales.
- Addenda Laboratorios.
- Addenda Radiólogos.
- Addenda Ambulancias.
- Addenda Remediadores Ecológicos.
- Addenda Artículos Ortopédicos.
Estructura o composición de las Addendas Qualitas.
Estas son algunas de las secciones principales de las addendas Qualitas:
- Sección encabezado: esta información corresponden a la identificación del documento. Ejemplo: información del emisor, información del receptor y monto total de la transacción.
- Sección Detalle por Ítem: En esta sección se detalla una línea por cada Ítem. Ejemplo: Se debe detallar cantidad, valor, y otros datos que corresponden a cada ítem facturado.
- Sección Descuentos y Recargos Globales: Utilizamos esta sección para especificar descuentos o recargos que afectan al total del documento y no se especifican ítem por ítem.
- Sección Información de Referencia: Aquí se detallan los documentos de referencia. Ejemplo: se debe identificar la orden de compra o cualquier otro documento que se quiera referenciar dentro de la factura.
- Sección Personalizados: En esta sección se agregara cualquier otro campo o información que no tenga representación dentro de la estructura definida.
Nivel de obligatoriedad de los campos o secciones contenida en las addendas Qualitas.
Existen tres niveles de obligatoriedad que describimos a continuación:
R: Requerido; El dato se incluye siempre, independiente de la transacción.
C: Condicional; El dato no es obligatorio, pero en determinadas operaciones o si se cumple una cierta condición, ser convierte en obligatorio.
O: Opcional; Sin importar la condición el dato es opcional.
Consideraciones para la recepción de CFDI con Addendas Qualitas.
Además en las Addendas solicitadas por Qualitas se deben tener en cuenta consideraciones especiales cuando se utilicen Comprobante Fiscales Digitales por Internet (CFDI), se debe modificar el contenido de los campos que se afectaran o que no existen en los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) los elementos y atributos a considerar son los siguientes:
- Documento: Este elemento de segundo orden es utilizado para agrupar los elementos estructurados de la Addenda.
- ID: Este atributo dará un nombre único al documento generado este se compondrá por Constante, tipo de documento generado, serie del documento y numero de folio.
- Encabezado: Nodo que contendrá elementos de carácter general al comprobante.
- IdDoc: Este nodo reportara los datos correspondientes a la identificación del documento
- NroAprob: Este elemento corresponde al número de aprobación dado por el SAT.
- AnoAprob: Elemento correspondiente al año de aprobación proporcionado por el SAT.
- Serie: Elemento correspondiente al número de serie a utilizar este debe ser autorizado por el SAT.
- Folio: Numero de folio del tipo de factura.
- Elementos personalizados: Estos permitirán definir campos que no se encuentren estructurados dentro del esquema definido este nodo se considera opcional lo que significa que puede o no reportarse.
- UUID: Se requiere para expresar los 36 caracteres del UUID utilizados en el timbrado.
Si requiere información mas a detallada de cada una de las Addendas solicitadas por Qualitas, si necesita ayuda con la implementación de alguna Addenda de Qualitas o de otro cliente no dude en contactarnos para asignarle un consultor dispuesto a ayudarlo.
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por Marco Antonio Garcia Cruz | Sep 21, 2012 | Addendas, Facturación electrónica
Dentro de la facturación electrónica algunos clientes o receptores de facturas especialmente las grandes cadenas comerciales requieren de una estructura con contenido específico en la factura esta es llamada Addenda.
El contenido de las addendas suele ser de índole comercial requerido por el receptor, Esta información es independiente a la requerida por el SAT por lo tanto esta solo tiene efectos comerciales no fiscales.
La adenda es requerida por el receptor de la factura electrónica ya que es útil para mejorar el control de sus procesos operativos y administrativos ya que pueden ayudar a optimizar las áreas contables, de embarques e inventario en una empresa entre los datos que pueden ser solicitados en una adenda se encuentran el contenido especifico, numero de serie, numero de parte, numero de pieza, cantidad entre otros.
Dado que la adenda es un complemento abierto la información de esta es tan diversa como la requieran los diferentes contribuyentes.
Para atender esta necesidad en Tecfull hemos desarrollado las adendas adecuadas para sistemas administrativos como Aspel o Microsip en los cuales se pueden integrar las diferentes adendas requeridas por grandes empresas como: Chedraui, Elektra, L’Oreal, Femsa, Soriana, ADO, IMSS, OCC, Cinepolis, Mapfre, Qualitas, Colgate, LaLa, Nisán, Dupont entre muchas otras.
Contáctenos hoy mismo para que un consultor certificado se ponga en contacto con usted y lo ayude a resolver sus problemas de facturación.
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