por Marco Antonio Garcia Cruz | Ene 11, 2013 | Facturación electrónica
Para esta tercer entrada resolveremos algunas de las principales dudas sobre la facturación electrónica en nuestra entrada anterior resolvimos las dudas relacionadas a Emisión de Facturas Electrónicas.
En esta entrada resolveremos las dudas relacionadas a la Recepción de Facturas Electrónicas entre las que podemos encontrar las siguientes:
Recepción de Facturas Electrónicas
Al recibir un archivo XML de una factura electrónica ¿Qué debo hacer con el?
Según las disposiciones arrojadas por el SAT debe hacer lo siguiente:
- Primeramente debe verificar la autenticidad de la factura.
- Anexar las facturas recibidas a las pólizas correspondientes.
- Almacenarlos por 5 años en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología además de relacionarlas y contabilizarlas en sistemas informáticos de consulta como Contabilidad Microsip, Aspel COI o Contpaq i contabilidad.
¿Cómo puedo verificar la valides de una factura electrónica?
Por medio del portal SAT en donde se provee un servicio de validación de facturación electrónica.
¿De qué manera debo relacionar mis facturas a la contabilidad?
- Debe llevar la contabilidad por medios digitales por medio de software como Contabilidad Microsip, Aspel COI o Contpaq i contabilidad.
- Anexar el XML a las pólizas correspondientes.
- Anexar el XML en las compras.
- Debe verificar que no se duplique ningún documento.
Estas son algunas de las principales dudas respecto a la recepción de facturas electrónicas recuerde que si tiene dudas puede contactarnos o dejarlas en la sección de preguntas.
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por Marco Antonio Garcia Cruz | Ene 10, 2013 | Estrategias comerciales.
ERP son las siglas para enterprise resource planning o Planeación de los recursos administrativos, estos sistemas integran y automatizan muchas de las practicas asociadas a los aspectos productivos y operativos de una empresa. Estas van desde la planeación, manufactura, ventas y finanzas.
Caracterizticas de un ERP
- Sistema modular: sistemas ERP como Microsip, Aspel o Contpaq están compuestos por diferentes módulos estos a pesar de instalarse por separado interactúan entre si permitiendo el flujo de información entre ellos.
- Base de datos única: Todo el sistema comparte una base de datos en la que se almacena toda la información de la empresa.
- Adaptables: En vista de que cada empresa es diferente tiene necesidades dferentes y requiere soluciones diferentes. Esto ha llevado a la necesidad d hacer del ERP una herramienta adaptable a las necesidades reales de cada empresa.
- Ingreso de datos unificado: Solo se requiere introducir una vez la información en el sistema y esta estará disponible para cada módulo instalado.
Razones para implementar un ERP en su empresa.
Si s empresa aún no cuenta con un sistema ERP como Microsip, Aspel o Contpaq las tres razones que le mostraremos lo harán considerarlo ya que estas influyen directamente en la competitividad el control y la integración de información en su empresa.
- Control: Cuando se divide la información de la empresa en diferentes departamentos es muy fácil perder el control por lo tanto requieren de una solución que integre y organice la información de manera accesible.
- Integración: Dentro de la empresa es importante la integración entre el Back office y el Front office, es decir las actividades internas y las dirigidas al público.
- Competitividad: Si el ERP es implementado correctamente nos permitirá optimizar las actividades de sectores específicos de la empresa. Al incrementar nuestra productividad mejoramos nuestros servicios y eso por si solo es una ventaja respecto a nuestros competidores.
Por esta razón si está interesado en implementar una solución ERP o quiere sacarle mayor partido a su sistema actual póngase en contacto con nosotros y lo ayudaremos con gusto.
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por Marco Antonio Garcia Cruz | Dic 10, 2012 | Estrategias comerciales.
Una de las tareas mas difíciles en toda empresa es la de mantener en orden la contabilidad, pero esta tarea es especialmente difícil para los trabajadores independientes o para aquellas empresas pequeñas o nuevas. Esto es causado por su falta de experiencia o su falta de conocimientos de contabilidad no solucionar esto puede acarrearles pérdidas tanto de tiempo como de dinero.
Por esta razón es importante elegir un buen software contable o administrativo para su negocio ya que este puede mejorar los resultados y estados financieros en su negocio.
Sin embargo la elección de un software contable o administrativo es una decisión critica y debe ser tomada con cuidado.
Aprovecharemos esta entrada para darle algunos consejos en cuanto a como elegir un software contable o administrativo pero recuerde que siempre puede contactarnos para recibir ayuda personalizada.
Claves para elegir un software contable o administrativo.
- Antes que nada evalué sus necesidades o solicite ayuda de nuestros consultores para hacerlo.
- Es importante que el software contable o administrativo que elija le ofrezca la posibilidad de emitir informes financieros y fiscales así como declaraciones de los deudores y los acreedores además de una contabilización exacta de las perdidas y ganancias del negocio así que cerciórese que el software elegido pueda darle estos datos.
- La mayoría de los softwares contables o administrativos parecen difíciles de utilizar si no se invierte en la capacitación adecuada recuerde que para sacar el máximo provecho de su software es necesario conocerlo a la perfección.
- En vista de que las disposiciones fiscales del país están en constante cambio es importante que mantenga su software siempre actualizado sin embargo muchas empresas no quieren gastar en actualizaciones por lo tanto cerciórese que el software elegido cubra sus necesidades en un periodo aproximado de 4 años.
- Averigüe cual es el software que mejor se adapta alas necesidades de su empresa existen sistemas modulares capaces de adaptarse a las cambiantes necesidades en una empresa.
- Adquiera información recuerde que implementar un software de este tipo no debe tomarse a la ligera por lo tanto es necesario conocer lo mas posible antes de implementarlo.
Estas son algunas sugerencias para elegir el software contable o administrativo adecuado a sus necesidades pero recuerde que en Tecfull estamos para ayudarlo contáctenos para solicitar un análisis de su negocio y ayudarlo con la importante tarea de elegir un software contable o administrativo.
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por Marco Antonio Garcia Cruz | Oct 31, 2012 | Sistemas Aspel, Soluciones Aspel
Aspel-Facture esta dirigido a personas físicas y morales que no poseen una solución de facturación entre los múltiples beneficios que ofrece Aspel Facture se encuentran los siguientes:
- Permite emitir facturas con CBB (Código de Barras Bidimensional)
- Permite generar Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. (CFDI)
- Por su facilidad de uso permite facturar en cuestión de segundos.
- Puede enviar las facturas emitidas por correo electrónico a sus clientes.
- El sistema almacena los datos de sus clientes haciendo el proceso de facturación eficiente seguro y rápido.
- Permite importar información de archivos de Excel para generar los comprobantes automáticamente.
- Al emitir recibos de honorarios, recibos de arrendamiento, notas de crédito y facturas tendrá la certeza de estar cumpliendo con todas las disposiciones fiscales vigentes.
- Al utilizar el servicio de sellado CFDI Aspel tendrá la seguridad de que nadie podrá generar facturas electrónicas sin su consentimiento ya que ni su llave privada ni su contraseña del certificado de sello digital será conocida por un tercero brindándole tranquilidad y seguridad a su empresa.
Los requerimientos técnicos para Aspel Facture son los siguientes:
Procesador Intel de 32 bits (x86) a 1 GHz o superior.
512 MB de RAM.
100 MB de espacio libre en disco duro.
Monitor Súper VGA o superior.
Windows XP, Vista o 7
En caso de facturar CFDI:
Conexión a internet.
Servicio Aspel Sellado CFDI.
Si necesita más información contáctenos o solicite la ayuda de un consultor certificado que lo ayudara a identificar necesidades en su negocio además de ayudarlo a resolverlas.
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por Marco Antonio Garcia Cruz | Sep 12, 2012 | Sistemas Aspel
Pensemos en dos automóviles por un lado un Chevrolet Chevy Sedan 2011 y un Jetta de VW 2011 en condiciones similares el primero acelera de 0 a 100 Km/hora en 12.9 segundos mientras que el segundo acelera de 0 a 100 Km/hora en 8.3 segundos.
Aunque ambos vehículos tienen un peso similar, la misma capacidad para transportar hasta a 5 pasajeros y cumplen la misma función que es la de transporte personal.
Existe una gran diferencia entre estos dos vehículos Uno llegara mas rápido al mismo destino dándole la oportunidad de realizar mas actividades. Pero ¿Por qué un vehículo es más rápido que el otro? Esto es gracias al diseño y los componentes tecnológicos utilizados para crear esta diferencia.
En las empresas ocurre algo similar existen actividades que se realizan en cierto tiempo pero que con una estrategia bien definida y con las herramientas adecuadas puede optimizarse lo que incrementa la productividad disminuye los errores y el tiempo utilizado para realizar dicha actividad.
Veamos un Ejemplo de una empresa que utiliza un sistema administrativo Aspel y una que no lo utiliza.
- 9:00 Am: El trabajador registra su asistencia en una libreta, mas tarde otra persona revisara y anotara de manera manual los totales para calcular el salario correspondiente.
- 9:15 Am: Un cliente llama solicitando una cotización, anotan sus datos en una libreta prometiendo llamar más tarde con una respuesta.
- 9:25 Am: Busca los productos solicitados de forma manual en diferentes catálogos impresos anota cantidades, las suma y anota los totales.
- 9:45: llama al cliente para informarle los precios solicitados pero el cliente pregunta por cambios al pedido así que tienen que ofrecer realizar una nueva llamada para consultar los cambios solicitados.
- 9:50 Am: Nuevamente busca en catálogos escritos los nuevos productos solicitados y calcula precios y totales de forma manual.
- 10:10 Am: llaman al cliente informando los nuevos totales y el cliente solicita un correo electrónico con los datos solicitados.
- 10:25 Am: Se redacta el correo con el contenido de la cotización
- 10:40 Am: Se envía la cotización por correo electrónico.
- 9:00 Am: Utiliza Aspel SAE o Aspel CAJA por lo que su asistencia se registra de manera sencilla y su sueldo se calcula automáticamente además de calcular los impuestos correspondientes a esa quincena.
- 9:15 Am: llama un cliente solicitando una cotización en ese momento ingresan a Aspel SAE o Aspel CAJA localiza los datos del cliente ingresa las partidas seleccionadas e informa las cantidades totales al cliente.
- 9:20 Am: En la misma llamada el cliente solicita cambios en los productos, inmediatamente le informan los nuevos totales. El cliente solicita que se le envié la cotización por E-mail.
- 9:35 Am: Se le envía la cotización por E-mail.
Las diferencias en las actividades diarias pueden ser así de dramáticas la productividad es claramente mayor en una empresa apoyada por un sistema Aspel.
Es importante reflexionar en las actividades de su empresa ponemos a su disposición un Consultor certificado dispuesto a analizar de forma gratuita las mejoras que pueden realizarse en su empresa para generar mayor productividad y mayores beneficios solo póngase en contacto con nosotros.
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