por Marco Antonio Garcia Cruz | Jul 13, 2017 | Zoho
«Aquellos que planean hacen mejor que aquellos que no planean, a pesar de que rara vez se adhieren a su plan.» – Winston Churchill
Como administrador de proyecto, eres responsable de planificar y ejecutar no sólo tu propio trabajo sino el de todo el equipo. Para planificar, todo lo que necesitas es tener una visión clara de lo que hay que hacer. Pero, para una ejecución eficaz, es importante que mantengas un registro claro de tus medidas de rendimiento clave.
Zoho Projects te ayuda a organizar proyectos complejos en unidades manejables para que puedas planificar y ejecutar cada pieza en detalle. Cuando lo utilizas junto al complemento de análisis avanzado de Zoho Reports, obtienes una perspectiva de 360 ° en los datos de Zoho Projects, lo que te permite ver cómo se están desarrollando los planes.
Veamos cómo un administrador de proyectos puede utilizar mejor Zoho Reports para dar una nueva dimensión a su ejecución. Te presento a Mark.
Mark es un arquitecto de 22 años también es un revolucionario de la moda y el director de Mark Garments en Nueva York. (Ok, lo admito: No conozco a ningún arquitecto de 22 años. Pero aunque su historia es ficticia, las capacidades de Zoho Reports son 100% reales.)
El negocio de Mark dio un giro difícil cuando abrió su segunda tienda en Nueva Jersey. Ahora que Mark no tenía una sino dos tiendas que cuidar, le resultaba difícil dividirse entre el trabajo y su pasión. Ahí es donde Zoho Projects entró en la jugada.
Zoho Projects le ayudó a crear tareas e hitos para descomponer su proyecto en unidades fáciles de manejar. Pero Mark quería hacer aún más. Quería obtener información y ponerla en uso, por lo que configuró Zoho Reports para Zoho Projects. Gracias a esto, Mark ahora puede crear diferentes informes prácticos y obtener información práctica en cuestión de minutos.
Veamos ahora algunos informes que ayudaron a Mark.
Descripción general del estado del proyecto
El informe de síntesis del estado del proyecto le dio a Mark una rápida visión general del estado actual de cada proyecto. Esta tabla contiene una información detallada sobre el nombre del hito, el propietario del hito, la fecha de vencimiento, el recuento de tareas, el número de tareas abiertas, el porcentaje de tareas abiertas, las tareas de alta prioridad, el número de tareas cerradas y el porcentaje de tareas cerradas.
Informe Burndown
El informe burndown permitió a Mark comparar y seguir el progreso de sus tareas. Muestra el número de días planificados. Los días planificados restantes contra los días de trabajo reales. Esto les dio a Mark y su equipo una vista clara de los atrasos.
En este informe, la línea roja indica el número de días planificados restantes mientras que el verde indica el número real de días restantes en un proyecto. Si la línea verde está por encima de la línea roja, entonces significa que hay un excedente y el proyecto necesita atención. Este informe ayudó a Mark a ver el trabajo pendiente y tomar las medidas necesarias para completar el trabajo como estaba previsto.
Informe de velocidad del proyecto
Mark quería un informe para comprobar si las tareas asignadas estaban avanzando. El informe de velocidad del proyecto le ayudó en este contexto. Este informe muestra el total de tareas que se deben completar a la fecha, el número total de tareas completadas al momento, la duración total prevista para cada tarea, el esfuerzo gastado hasta ahora y la velocidad.
Los siguientes términos se usan para indicar la velocidad del proyecto.
- A tiempo (On Time) – Si el hito se completa como se planeó.
- Rápido (Fast) – Si el hito se completa mucho antes del tiempo planificado.
- Lento (Slow) – Si el hito es moderadamente lento pero no es superado por un gran momento.
- Crítico (Critical) – Alerta si llegas a estado crítico, los hitos marcados como críticos necesitan atención inmediata.
Esto permitió a Mark ver la eficiencia de ejecución de sus proyectos en un instante. El informe le dio a Mark una visión inmediata de los proyectos que necesitan atención. Le ayudó a revisar, intervenir y re-alinear a su equipo para volver a ponerlos en marcha.
Cierre de Tareas – Retardadas Vs a tiempo
Este informe muestra el número de tareas completadas a tiempo en comparación con las que se retrasan. Representadas en una barra, Mark pudo ver claramente el estado de finalización de las tareas en porcentaje para cada proyecto.
Mark ha ganado mucho más que los informes descritos en esta entrada. Pues destacamos solo una parte de ellos. Pero sigue visitándonos para conocer que otras ventajas encontró Mark.
Como Mark, prueba Zoho projects y Zoho Analytics de forma gratuita solicita tu cuenta o si ya estás trabajando con ellos y necesitas más información contáctanos te ayudaremos con mucho gusto.
por Marco Antonio Garcia Cruz | Jun 30, 2017 | Zoho, Zoho Plus
Zoho Desk es un software de soporte técnico con una capacidad especial, está centrado en el contexto del cliente esto es muy importante porque ofrece información más amplia de sus actividades e interacciones anteriores. Pero ¿Por qué Zoho da tanta importancia a esto? déjeme darle un poco de contexto.
Hace casi veinte años, Zoho comenzó como una empresa de software para módems y enrutadores. Sus clientes eran ingenieros de redes con profundo conocimiento técnico rara vez se comunicaban para solicitar soporte técnico. Probablemente eran mejores solucionadores de problemas que el personal de apoyo (o al menos así lo pensaban ellos).
En 2004, Zoho comenzó a construir software en la nube. Desde software de productividad como hojas de cálculo, correos electrónicos y procesadores de textos, hasta software para negocios como CRM, marketing y finanzas, abarcando una amplia gama de procesos empresariales.
Este cambio llevó a Zoho a un negocio muy diferente. Los clientes, ahora, son usuarios convencionales probablemente como usted que simplemente utiliza el software Zoho para hacer su trabajo, ya sea de marketing, ventas, recursos humanos o finanzas. Muchos de estos usuarios necesitan ayuda en cada etapa desde la prueba del producto hasta la configuración para usar. Es ahí en donde el equipo de soporte al cliente tuvo que reinventarse por completo.
Una de las mayores lecciones aprendidas en el soporte a clientes es la necesidad de proporcionar información contextual en cada interacción con el cliente. Esto implica la historia del cliente, sus actividades, sus problemas anteriores básicamente cualquier cosa que ayuda al agente de soporte técnico a entender el problema mejor y llegar una solución rápida.
La investigación nos apoya. Los clientes informan que los agentes de servicio no responden las preguntas pertinentes el 50% del tiempo. Esto no se trata sólo de entrenamiento. La información insuficiente y la falta de contexto son a menudo culpable. Esto es exactamente lo que Zoho Desk está arreglando al traer contexto e información a cada caso:
Modos de trabajo:
Zoho Desk ayuda a los agentes a priorizar automáticamente los tickets de asistencia basados en las interacciones con los clientes. Filtrar los tickets basados en criterios como el tiempo de cierre, el estado o el tipo de cliente. Ahora su equipo sabrá qué tickets necesitan atención inmediata, y cuál puede ser manejado más adelante.
Editor de respuesta:
Los agentes responden mejor cuando tienen información contextualmente relevante sobre sus clientes. Zoho Desk aporta información de clientes de Zoho CRM directamente al ticket. Incluso auto sugiere posibles soluciones, todos los agentes pueden ver la información desde un solo lugar dentro de Zoho Desk.
Zoho Desk y su colaboración contextual
Feed:
Esta característica puede salvar el día especialmente cuando necesitas una pequeña ayuda de tus amigos. Usa @menciones para traer a un colega a la conversación, o delegar el ticket a la persona adecuada. Los gerentes pueden seguir tickets específicos o clientes que necesitan una intervención especial. El trabajo colaborativo también puede impulsar acciones en otros productos como Zoho CRM o Zoho Projects, donde se pueden gestionar las cuentas de los clientes o los proyectos.
Decisiones con conocimiento contextual
Zoho Desk permite a los gerentes de servicio al cliente monitorear las tendencias generales sin apartar los ojos de los detalles más precisos. Compruebe las calificaciones de satisfacción del cliente o examine la razón de la retroalimentación negativa, todo desde un solo lugar. Si un agente está fuera de línea, los administradores pueden reasignar los tickets a otros agentes o intervenir para resolverlos.
Informes basados en tiempo:
Estos informes ayudan a los administradores a realizar un seguimiento del tiempo que toma resolver los tickets, el tiempo promedio que se tarda en resolver cada ticket y filtrar estos informes en función de la fecha, el canal y el agente. Con esto los gerentes pueden ver dónde y por qué su servicio al cliente se está retrasando y resolver los problemas sin perder un minuto.
Pruebe Zoho Desk para su negocio podemos proporcionarle una cuenta gratuita. Contáctenos y le ayudaremos a dar mejor soporte a sus clientes.
por Marco Antonio Garcia Cruz | Jun 13, 2017 | Zoho, Zoho Plus
Desde su lanzamiento en 2009, Zoho Reports se ha convertido en la plataforma de inteligencia empresarial (BI) y analítica favorita de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) de todo el mundo. Miles de empresas de todo el mundo dependen de Zoho Reports, para desglosar su información empresarial y obtener una visión útil y accionable.
A lo largo de este tiempo se han incorporado nuevas funcionalidades a Zoho Reports. La última mejora importante, que se dio a conocer está relacionada a los gráficos. Toda la sección de gráficos ha sido revisada y actualizada.
Nueva imagen para las gráficas
Las gráficas de Zoho Reports ahora lucen mucho mejor, son más rápidas, están animadas mientras cargan y sus colores son más nítidos y bonitos. En pocas palabras estas nuevas gráficas se ven mucho mejor y conservan toda la interactividad de las gráficas anteriores.
Nuevos tipos de gráficas
Se han incluido cuatro nuevos tipos de gráficas: la gráfica de burbujas (bubble chart), la gráfica de burbujas empaquetadas (packed bubble chart), la gráfica de viñetas (bullet chart) y el indicador de cuadrante (dial gauge).
Las gráficas de burbujas se utilizan para comparar valores relativos por el área de las burbujas.
La gráfica de viñetas y el indicador de cuadrante se usan para mostrar KPIs. Puede usarlos para comparar fácilmente los valores reales con un el valor de un objetivo establecido.
Paletas de colores
Zoho Reports ahora ofrece una amplia gama de paletas de colores para elegir. Puedes aplicar una paleta de colores para un gráfico en particular o para todos los gráficos dentro de una misma base de datos. ¿No encuentras el color que buscas en las paletas de color predeterminadas? ¡No hay problema! Puedes crear tus propias paletas de color estas son ilimitadas, puedes usarlas y guardarlas.
Temas para informes y tablas
Los informes tabulares, tablas dinámicas, vistas de resumen y vistas tabulares. Son importantes para los amantes de los números. Estos tipos de informes tabulares ahora admiten temas vibrantes. Puedes elegir entre 7 temas diferentes y cambiar los colores base de las tablas.
Esperamos que disfrutes de las nuevas funciones de Zoho Reports. Pruébalas y déjanos tus comentarios.
Si aún no estas utilizando Zoho solicita una cuenta gratuita o si necesitas la ayuda de un consultor Zoho contáctanos.
por Marco Antonio Garcia Cruz | Jun 1, 2017 | Zoho, Zoho Plus
Las empresas que más venden dedican tiempo y esfuerzo a definir, planificar y establecer su proceso de ventas. Tristemente la mayoría de ellos se detienen allí y no ven si se sigue el proceso. El desafío no está en definir el proceso de venta, también deben asegurarse de que cada vendedor cumpla con cada paso del proceso. Por esa razón se integra Blueprint a Zoho CRM.
Blueprint para Zoho CRM es un planificador de procesos de ventas. Es como un líder guiando a todos los involucrados en el proceso, ayuda a tu equipo de ventas en más de una forma. Veamos algunos ejemplos.
No necesita ninguna codificación para empezar.
¿Qué pasaría si te dijeran que para construir tu proceso de ventas en blueprint necesitas decenas de cientos de líneas de código? Apuesto a que no te interesaría. Por suerte, eso tampoco nos interesa. Con Blueprint la construcción de tu proceso de venta es tan fácil como dibujar en la pizarra blanca que utilizas para las reuniones de equipo el lunes por la mañana. Todo lo que necesitas hacer es simplemente arrastrar y soltar para vincular acciones de ventas en el editor Blueprint. Sencillo pero potente.
No más información a medias.
¿Sabes cómo se ha puesto en contacto cada vendedor con un prospecto en particular? ¿Qué pasa con la frecuencia con la que se registran las notas después de las llamadas? Con Blueprint nos aseguramos de que las directrices de su organización se ponen en práctica, ayudando a los usuarios a llenar esa información en cada paso del cliente a través del proceso de venta. De esta manera tu proceso entregara datos relevantes en cada etapa.
Asegúrate de que no haya desviaciones ni errores.
Tener un proceso y no saber que hay que hacer en cada paso es tan malo como no tener un proceso. ¿Podrían ser negociadas las oportunidades sin ser calificadas? ¿Se pueden dar descuentos a los clientes sin ser aprobados? Blueprint en ZOHO CRM te permite especificar la secuencia de tu proceso, así todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y cuándo tienen que hacerlo.
Descubra dónde están los cuellos de botella.
Una vez que hayas implementado el proceso, debes conocer sus resultados. ¿Sabes cuánto tiempo pasan tus prospectos o tus oportunidades de venta en un proceso en particular, o lo que es más importante, en cada etapa del pipeline? Los informes pre-construidos de Blueprint te ayudan a realizar mejoras continuas en cada etapa del proceso.
Es hora de que piensas en hacer que tus procesos sean infalibles, no sólo cuando estás cerca, sino cuando no estás ahí para impulsarlos. Desde el seguimiento de un nuevo prospecto hasta el cierre de una venta, Blueprint facilita la realización de estas tareas.
Comienza a trabajar con Blueprint y ZOHO CRM
Para más información de Blueprint puedes contactarnos o si aún no usas Zoho CRM puedes solicitar tu cuenta gratuita aquí.
por Marco Antonio Garcia Cruz | May 22, 2017 | Zoho, Estrategias comerciales.
Al visitar diferentes restaurantes es interesante notar algo. En ciertos días de la semana el servicio del restaurante es por lo general excelente. Pero durante las horas pico y los fines de semana se bloquea. Los meseros y los cocineros gritan para preparar los pedidos, los clientes se impacientan, y la espera se hace interminable.
¿Cómo es posible que sin importar que sea un restaurante conocido se desempeñe muy bien ciertos días, pero fallar tan duramente el resto?
Podríamos pensar que es una respuesta obvia: podríamos decir, seguramente los empleados son el problema, ¿verdad?
Incorrecto.
Aunque despedir a los meseros y al chef puede ser la solución más tentadora en el momento, no resolverá el problema más grande. Cuando la única forma de que los pedidos lleguen del comedor a la cocina es con un grito, entonces el proceso En sí mismo es el problema.
Esto no es algo raro. De hecho, el 100% de las empresas tienen problemas con sus procesos en alguna parte. Si tienes varios clientes que se quejan de los mismos problemas, o si estás perdiendo más oportunidades de venta de las que estás ganando pero no sabes por qué, aquí hay algunos consejos que te ayudaran.
Se transparente.
No dejes que la ambigüedad y la confusión te afecten para cerrar ventas. Los procesos dentro de las empresas y los equipos deben ser simples – no complejos. En lugar de asignar personalmente cada paso del proceso Ten un sistema, así cada uno de los miembros de tu equipo es consciente de quién es responsable de qué parte del proceso.
Prepara el camino.
Dibuja y establece una secuencia apropiada para cada una de tus tareas. De esta manera cada tarea fluye a través de la ruta que diseñada, y todos en tu equipo ejecutan cada tarea sin preguntarse qué hacer a continuación.
Resolver los detalles antes.
Establece un proceso de aprobación para que tu sistema pueda atender cualquier solicitud pendiente. Ten a las personas adecuadas involucradas desde el principio.
Obtén la información correcta en el momento adecuado.
No bastara con que el proceso suceda; Es crucial saber qué sucede en cada etapa del proceso para evitar perder ventas. Comienza por establecer los pasos que definirán el progreso de la venta, y te darán la información contextual que necesitas. No confíes en tu memoria: Deja que tu CRM te recuerde las tareas que tienes que hacer en cada paso del proceso.
Automatice las acciones importantes para asegurar que su proceso se ejecute sin problemas.
Configura acciones en tu CRM para que realice tareas automáticamente para ti. Tareas como enviar un correo electrónico, programar una llamada o actualizar el estado de una orden. De esta manera no tienes que realizar manualmente estas tareas cada vez que obtienes un nuevo prospecto o tienes que ponerte en contacto con un cliente potencial.
ZOHO CRM es una herramienta muy útil pues facilita todas estas acciones no solo te ayuda para planificar tu proceso de venta y ponerlo en acción.
Teniendo esto en cuenta comienza a cerrar ventas solicita tu cuenta gratuita de ZOHO CRM Aquí. O solicita la ayuda de un consultor ZOHO especializado solo contáctanos.
